Drupal Ladder Valencia 2014

Este viernes 24 se celebró la Drupal Ladder en Valencia. El evento fue muy bien. Éramos alrededor de 15 personas y todo salió a pedir de boca. Una parte de los asistentes aprendieron a instalar Drupal y se vieron cara a cara con el código y la issue queue. También estaban los que ya tenían experiencia con Drupal y que subieron sus primeros parches. Todo esto en un muy buena ambiente de colaboración mutua y buen rollo.

En este post quiero recoger algunas lecciones aprendidas durante la organización del evento para que cualquiera que se vea en una situación similar no tropiece con las mismas piedras con las que tropezamos nosotros.

Una de las cosas más importantes, sino la que más, en la organización de un evento de este tipo es la promoción y difusión. En nuestro caso hemos utilizado todas las herramientas gratuitas que se nos han ocurrido:

  1. Twitter: Ha sido nuestro principal canal de comunicación y promoción. Escribimos un par de tuits a lo largo del mes anterior al evento y uno todos los días la semana anterior. Afortunadamente, la comunidad de Drupal en España es muy solidaria y hemos tenido una difusión considerable gracias a los retuits de mucha gente.
  2. VLCTechHub: Esta página web agrupa muchos de los eventos tecnológicos que se celebran en Valencia. Es gratuita y no hace falta registrarse ni hacer ninguna otra gestión más que la de rellenar un formulario dando información sobre el evento. Una vez el evento es aprobado por el equipo de VLCTechHub, se manda un email a una lista de correo formada por unas 60 personas en el momento de escribir este post.
  3. Drupal Groups: En esta web se recogen todos los eventos que se realizan sobre Drupal en todo el mundo. Aunque para promocionar el evento no tiene mucho valor, sí que lo tiene para tener un sitio oficial con información. Drupal Groups te permite crear posts con la descripción del evento, organizadores, fecha de inicio y fin, etc. Aquí nuestro post.
  4. Promoción en las universidades: Se enviaron emails a los profesores de asignaturas relacionadas con tecnologías webs de la Universidad de Valencia. Sin embargo, aunque los profesores accedieron amablemente a comentar al alumnado el evento, no vino nadie de la Universidad.

Estos han sido los canales de promoción que hemos utilizado. Aunque ahora que ha pasado el evento, nos hemos dado cuenta de que podíamos haber usado todavía más:

  • Notas de prensa a periódicos locales.
  • Betabeers (¡se nos pasó por completo!)
  • Promoción en institutos con módulos de FP de informática
  • Meetup:  Esta idea me la dio Alfonso Machado (@almacbe). Hubiera estado muy bien publicar el evento allí, pero tampoco se nos ocurrió a tiempo

Por otra parte, otro de los errores que cometimos fue el de no usar ningún sistema de registro. Esto supuso un pequeño problema ya que en ningún momento supimos, ni aproximadamente, el número de personas que vendrían. También nos impidió poder comunicarnos por email con los asistentes para comunicar un cambio o alguna aclaración. Seguramente, para solucionar este problema, la próxima vez usemos Eventbrite  para proporcionar un sistema de registro rápido (además de otras características que te proporciona Eventbrite).

En fin, nos vemos en el próximo evento que organicemos. Lo haremos mejor todavía, eso seguro.